Что такое исполнительная документация и зачем она нужна

      На стройке часто путают две вещи: сам процесс строительства и бумаги, которые его сопровождают. Кажется, что документы — формальность, которую можно доделать потом, когда будет время. На практике исполнительная документация — не комплект бумаг, который можно без последствий оформить после завершения стройки. Она формируется непосредственно в процессе строительства, реконструкции или капитального ремонта и фиксирует, как фактически реализованы предусмотренные проектной и рабочей документацией решения.

          Именно такое определение следует из части 1.5 статьи 52 Градостроительного кодекса РФ: исполнительная документация содержит текстовые и графические материалы, отображающие фактическое исполнение функционально-технологических, конструктивных, инженерно-технических и иных решений.

          Для застройщика качественное ведение исполнительной документации имеет практическое значение на протяжении всего проекта. По ней можно контролировать выполненные работы, освидетельствовать скрытые работы и ответственные конструкции, подтверждать применение материалов и результаты испытаний, готовиться к проверкам и передаче законченного объекта.

       Разбираем, что входит в исполнительную документацию в 2026 году, кто обязан её вести, как организовать электронный документооборот и какие ошибки особенно опасны для заказчика.

На основании чего ведётся исполнительная документация

       Основное требование закреплено непосредственно в Градостроительном кодексе РФ. Части 1.4 и 1.5 статьи 52 предусматривают ведение исполнительной документации при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов капитального строительства и определяют её назначение.

        Состав и порядок ведения исполнительной документации (ИД) в 2026 году устанавливает приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр «Об утверждении состава и порядка ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства».

       Приказ действует с 1 сентября 2023 года до 1 сентября 2029 года. В 2025 году в него были внесены изменения приказом Минстроя России № 369/пр; обновлённая редакция применяется с 1 марта 2026 года.

Важно: встречающееся в некоторых материалах указание на приказ Минстроя № 1015/пр как на действующий документ устарело. Приказ № 1015/пр был отменён приказом № 344/пр и фактически не стал действующим основанием для ведения исполнительной документации.

    Отдельно форма и порядок ведения общего журнала работ регулируются приказом Минстроя России от 02.12.2022 № 1026/пр. Он также действует с 1 сентября 2023 года до 1 сентября 2029 года.

     Не следует смешивать общий журнал по приказу № 1026/пр и форму КС-6: это разные документы и разные нормативные источники.

Исполнительная,  проектная и рабочая документация: в чём разница

Эти понятия легко перепутать, а разница принципиальная.

      Проектная и рабочая документация отвечают на вопрос «что нужно построить» — это чертежи и решения, разработанные до начала работ.

     Исполнительная документация отвечает на другой вопрос — «что построено фактически»: она фиксирует реальный ход и результат работ, включая все отступления, если они были согласованы.

  Одно без другого не имеет смысла: рабочая документация без исполнительной остается просто планом, который никто не проверил на соответствие реальности.

Проектная, рабочая и исполнительная документация связаны между собой, но выполняют разные функции.

Проектная документация содержит предусмотренные законом проектные решения об объекте капитального строительства.

Рабочая документация детализирует принятые проектные решения в объёме, необходимом непосредственно для выполнения строительных работ.

Исполнительная документация отражает фактическое выполнение решений уже в процессе строительства.

      При этом исполнительная документация не должна использоваться как способ «узаконить» произвольное отступление от проекта. Если при строительстве требуется изменить проектные решения, изменения должны оформляться в предусмотренном ГрК РФ порядке.

Зачем нужна исполнительная документация

        Практическая ценность здесь в нескольких вещах сразу.

Она подтверждает, что фактически выполненные работы соответствуют проекту, — без этого подтверждения объект не введут в эксплуатацию.

Она служит инструментом строительного контроля по ходу самой стройки, а не только на финише.

      И она же защищает и застройщика, и подрядчика при спорах — если после сдачи объекта возникнут претензии к качеству или объему работ, именно эти документы становятся главным доказательством того, кто и что реально делал.

По ней можно установить:

·         какие работы выполнялись;

·         когда они выполнялись;

·         кем они выполнены;

·         какие скрытые работы и конструкции были освидетельствованы;

·         какие материалы, изделия, конструкции и оборудование применялись;

·         какие испытания и проверки проводились;

· соответствует ли документально зафиксированный результат требованиям проектной и рабочей документации.

      Исполнительная документация тесно связана со строительным контролем. Статья 53 ГрК РФ предусматривает контроль работ, которые после выполнения последующих операций невозможно проверить без разборки или повреждения конструкций. Результаты такого контроля оформляются соответствующими актами.

     Поэтому оформлять ИД задним числом опасно не только из-за формальных замечаний. После закрытия конструкций часть фактических обстоятельств уже невозможно достоверно подтвердить обычным осмотром.

Что входит в состав исполнительной документации

        Конкретный состав установлен приложением № 1 к приказу Минстроя № 344/пр. При этом застройщик, технический заказчик, ответственное за эксплуатацию лицо или региональный оператор определяет и утверждает перечень исполнительной документации конкретного объекта в соответствии с нормативным составом.

В зависимости от выполняемых работ в ИД входят, в частности:

• акты освидетельствования геодезической разбивочной основы;
•  акты разбивки осей объекта на местности;
•  акты освидетельствования скрытых работ;
•  акты освидетельствования строительных конструкций, устранение недостатков которых невозможно без разборки или повреждения других конструкций;
• акты освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения;
• исполнительные геодезические схемы;
•  исполнительные схемы и чертежи результатов работ и профили участков инженерных сетей в предусмотренных приказом случаях;
•  акты испытаний технических устройств и опробования инженерных систем;
•  результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ;
•  документы о проведении контроля качества и входного контроля материалов, изделий, конструкций и оборудования;
• общий и специальные журналы работ.

         Отдельно хочется выделить Акт скрытых работ — один из самых известных документов ИД, но важно понимать его назначение.

            Статья 53 ГрК РФ требует контролировать работы, которые влияют на безопасность объекта и в соответствии с технологией строительства не могут быть проверены после выполнения последующих работ.

По результатам контроля оформляются акты освидетельствования.

Например, если следующий строительный этап полностью закрывает результат предыдущей операции, сначала должна быть обеспечена возможность проведения предусмотренного контроля и оформления соответствующих документов.

Если такие работы закрыли без освидетельствования, последующее подтверждение их фактического состояния может потребовать дополнительных исследований, а в отдельных ситуациях — вскрытия конструкций.

Кто ведет исполнительную документацию

           ГрК РФ возлагает обязанность обеспечивать ведение исполнительной документации на лицо, осуществляющее строительство.

          Приказ № 344/пр конкретизирует этот процесс: лицо, осуществляющее строительство, формирует и ведёт ИД по перечню, утверждённому застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания или сооружения, либо региональным оператором.

        При этом исполнительная документация — не исключительно «внутренняя документация подрядчика.  В предусмотренных приказом документах участвуют и ставят подписи представители:

·         застройщика или технического заказчика по вопросам строительного контроля;

·         лица, осуществляющего строительство;

·         строительного контроля лица, осуществляющего строительство;

·    организации, подготовившей проектную документацию, если она привлечена застройщиком для проверки соответствия выполняемых работ проекту;

·         непосредственного исполнителя соответствующих работ;

·         в отдельных случаях — организации, эксплуатирующей инженерные сети.

            Для технического заказчика задача состоит не в том, чтобы «наблюдать за бумагами со стороны», а в организации строительного контроля со стороны заказчика и проверке документов в пределах своих функций.

Исполнительная документация и строительный контроль заказчика

             При строительстве по договору строительного подряда строительный контроль проводится не только лицом, осуществляющим строительство, но и застройщиком или техническим заказчиком либо привлечённой ими специализированной организацией.

              Это принципиально для заказчика: документы подрядчика нельзя подписывать автоматически только потому, что они формально заполнены.

При проверке необходимо сопоставлять:

·         содержание акта с фактически выполненными работами;

·         исполнительные схемы с проектными и рабочими решениями;

·         даты выполнения и освидетельствования;

·         результаты испытаний;

·         сведения об использованных материалах;

·         полномочия и состав лиц, подписывающих соответствующий документ.

          Если выявлены недостатки работ, статья 53 ГрК РФ предусматривает их устранение и повторный контроль в установленных случаях. Поэтому исполнительная документация — не замена строительному контролю, а один из инструментов фиксации его результатов.

Общий журнал работ: что изменилось

           Общий журнал регулируется отдельным приказом Минстроя № 1026/пр.

Он предназначен для отражения последовательности строительства, реконструкции или капитального ремонта, включая:

·         сроки и условия выполнения работ;

·         сведения о ходе строительства;

·         сведения о строительном контроле;

·         сведения о государственном строительном надзоре.

   Общий журнал входит в состав исполнительной документации по приказу № 344/пр, но его форма и порядок ведения определяются приказом № 1026/пр.

Специальные журналы также могут входить в состав исполнительной документации, однако приказ № 1026/пр устанавливает именно форму и порядок ведения общего, а не всех специальных журналов.

Можно ли вести  исполнительную документацию  электронно

Да. Причём возможность электронного ведения следует непосредственно из действующего приказа № 344/пр, поэтому ссылаться только на ГОСТ для обоснования электронного формата недостаточно.

По решению застройщика, технического заказчика, лица, ответственного за эксплуатацию здания или сооружения, либо регионального оператора исполнительная документация может вестись:

·         на бумажном носителе;

·         в форме электронных документов без дублирования на бумаге, если соблюдены требования приказа.

Электронные документы подписываются предусмотренными приказом видами электронной подписи.

          Основной установленный формат электронной ИД — XML. Если соответствующая XML-схема отсутствует на официальном сайте Минстроя, приказ допускает другие форматы в зависимости от типа документа. После изменений, действующих с 1 марта 2026 года, среди них предусмотрены также IFC или иной формат с открытой спецификацией для цифровой информационной модели и LandXML либо аналогичный открытый формат для инженерной цифровой модели местности.

           Следовательно, утверждение «часть документов всё равно обязательно должна существовать на бумаге» нельзя использовать как общее правило без проверки конкретного документа и применимого порядка.

Как правильно организовать ведение исполнительной документации — пошагово

ИД стоит организовывать как отдельный процесс ещё до начала основных строительно-монтажных работ.

Практический алгоритм выглядит так:

1.      Определить перечень ИД по объекту. Он утверждается соответствующим участником со стороны заказчика в соответствии с приказом № 344/пр.

2.      Определить ответственных. За каждый раздел и документ должны быть закреплены исполнители и проверяющие.

3.      Выбрать формат ведения. Бумажный либо электронный с соблюдением нормативных требований.

4.      Оформлять документы по мере выполнения работ. Не переносить формирование актов на конец стройки.

5.      Заранее планировать освидетельствование скрытых работ и конструкций.

6.      Регулярно проводить проверку комплектности. Устранять расхождения до перехода к следующим этапам.

7.      Организовать системное хранение и передачу.

Для крупного объекта полезно вести реестр исполнительной документации по разделам и видам работ: документ, основание для его оформления, подрядчик, дата выполнения, дата освидетельствования, подписанты, статус и наличие замечаний.

Частые ошибки при ведении исполнительной документации

1. Исполнительную документацию начинают собирать в конце строительства.

Это одна из наиболее рискованных моделей: часть работ к этому моменту уже скрыта, а подтвердить даты, применённые материалы и фактические параметры становится значительно сложнее.

2. Акты оформляют позже фактического закрытия работ.

Для работ, результат которых невозможно проконтролировать после выполнения следующих операций, нарушается сама логика освидетельствования.

3. Документы подписывают формально.

Наличие подписи ещё не означает, что документ соответствует фактически выполненным работам. Особенно опасны расхождения между схемой, актом, журналом и состоянием объекта.

4. Не утверждают перечень исполнительной документации по объекту.

Приказ № 344/пр прямо предусматривает определение и утверждение такого перечня соответствующим участником со стороны заказчика.

5. Используют устаревшие нормативные основания и формы.

Например, продолжают ссылаться на отменённый приказ № 1015/пр или автоматически используют старые формы без проверки действующего регулирования.

Что грозит при отсутствии или неправильном  ведении  исполнительной документации

              Часть 6 статьи 52 ГрК РФ обязывает лицо, осуществляющее строительство, обеспечивать ведение исполнительной документации. Её отсутствие или ненадлежащее ведение может выявляться в ходе строительного контроля и государственного строительного надзора и повлечь требования об устранении нарушений.

            В зависимости от характера установленного нарушения возможна и административная ответственность. В судебной практике отсутствие требуемой исполнительной документации в совокупности с нарушениями требований строительства становилось основанием для ответственности по части 1 статьи 9.4 КоАП РФ. Однако квалификация зависит от конкретного состава нарушения,

           Для заказчика зачастую не менее существенны не штрафы, а проектные последствия: невозможность своевременно подтвердить качество и объём работ, замечания строительного контроля и Госстройнадзора, задержка приёмки работ, получение ЗОС и подготовки объекта к вводу.

Исполнительная документация и ввод объекта в эксплуатацию

              Статья 55 ГрК РФ устанавливает собственный перечень документов и порядок выдачи разрешения на ввод и не называет весь архив исполнительной документации единым самостоятельным приложением к заявлению.

            При этом ИД непосредственно связана с подтверждением соответствия выполненных работ и прохождением предыдущих стадий. На объектах, в отношении которых осуществляется государственный строительный надзор, качество и комплектность документации имеют значение в процессе надзора и получения заключения о соответствии.

            Кроме того, после окончания строительства лицо, осуществляющее строительство, обязано передать застройщику результаты инженерных изысканий, проектную и исполнительную документацию — это прямо предусмотрено частью 11.1 статьи 55 ГрК РФ.

            Поэтому практическая задача состоит в том, чтобы комплект ИД был сформирован и проверен до завершения соответствующих работ, а не восстанавливался непосредственно перед вводом.

 Как устроен строительный контроль на практике, можно почитать на странице услуги «Строительный контроль».

Исполнительная документация при покупке готового объекта

           Проверка ИД полезна не только на стадии строительства. При приобретении существующего нежилого объекта она может дать покупателю дополнительную информацию о том, как объект строился и какие решения фактически реализованы.

             Особенно это важно, если инвестор планирует реконструкцию, перепланировку, замену инженерных систем или другое вмешательство в существующий объект.

Можно проверить:

·         наличие документации по конструкциям и сетям;

·         результаты испытаний;

·         исполнительные схемы;

·         сведения об использованных материалах;

·         документы по ранее выполненным скрытым работам;

·         соответствие имеющегося архива характеру и периоду строительства объекта.

              При этом отсутствие отдельных архивных материалов у давно эксплуатируемого здания само по себе ещё не позволяет сделать вывод о незаконности объекта. Результат проверки необходимо оценивать вместе с другими техническими и правовыми документами.

       По сути, это часть общей проверки объекта перед сделкой — подробнее о такой проверке можно узнать на странице услуги комплексного анализа объектов недвижимости у «segment».

Хранение и передача исполнительной документации

Когда стройка завершена, весь комплект переходит вместе с объектом к застройщику или к тому, кто будет его эксплуатировать, и остается у них на весь срок службы здания — эти бумаги еще пригодятся: при капитальном ремонте, при реконструкции, а иногда и в спорах, которые всплывают уже спустя годы после сдачи объекта.

       Если объект находится под государственным строительным надзором и договором не установлен иной срок передачи, документация передаётся застройщику или техническому заказчику на постоянное хранение в течение пяти рабочих дней с даты получения заключения о соответствии.

Для бумажного документооборота приказ также предусматривает особенности передачи по мере подписания и приёмки работ с учётом условий договора.

Исполнительная документация хранится в течение всего срока эксплуатации объекта капитального строительства.

Какие нормы регулируют исполнительную документацию

Основные документы исполнительной документации

Частые вопросы

• Обязательна ли исполнительная документация по закону?

Да. Требование о её ведении установлено статьёй 52 ГрК РФ. Состав и порядок ведения определяет действующий приказ Минстроя России № 344/пр.

• Кто отвечает за ведение исполнительной документации?

Обязанность обеспечивать её ведение возложена ГрК РФ на лицо, осуществляющее строительство. Оно формирует и ведёт ИД по перечню, утверждённому застройщиком, техническим заказчиком или иным предусмотренным приказом лицом.

• Можно ли вести всю исполнительную документацию электронно?

Приказ № 344/пр допускает ведение ИД в форме электронных документов без бумажного дублирования по решению соответствующего участника со стороны заказчика при соблюдении требований к формату и электронной подписи.

• Можно ли получить разрешение на ввод, если в исполнительной документации есть недостатки?

Ответ зависит от объекта и характера недостатков. Весь комплект ИД не является единым самостоятельным приложением к заявлению на ввод по статье 55 ГрК РФ. Однако существенные проблемы с ИД могут препятствовать подтверждению выполненных работ, прохождению строительного контроля и государственного строительного надзора, получению ЗОС и подготовке объекта к вводу

• Сколько хранится исполнительная документация ?

Согласно действующему порядку она хранится в течение всего срока эксплуатации объекта капитального строительства.

• Можно ли восстановить утраченную исполнительную документацию?

Часть сведений иногда возможно восстановить по сохранившимся документам, материалам строительного контроля, результатам обследований и испытаний. Но универсального способа полностью восстановить ИД нет. Особенно сложно подтвердить фактическое выполнение уже закрытых работ без проведения дополнительных исследований.

Обязательно ли использовать форму КС-6 как общий журнал работ?

Нет. Не следует отождествлять КС-6 с общим журналом, форма и порядок ведения которого сейчас установлены приказом Минстроя России № 1026/пр.

• Как организовать исполнительную документацию со стороны заказчика

Для застройщика важна не только формальная комплектность ИД, но и соответствие документов фактически выполненным работам.

При привлечении технического заказчика или специализированной организации строительного контроля можно выстроить регулярную проверку исполнительной документации одновременно с контролем работ на площадке: проверять акты до закрытия конструкций, сопоставлять исполнительные схемы с проектом, контролировать результаты испытаний и устранять замечания по мере их появления.

Такой подход снижает риск ситуации, когда к завершению строительства накоплен большой архив документов, но часть из них не соответствует объекту, не подписана необходимыми участниками или вообще отсутствует.

Заключение

Исполнительная документация — это документальная фиксация фактически реализованных проектных и рабочих решений, а не архив, который формируют после завершения строительства.

В 2026 году её состав и порядок ведения определяются прежде всего статьёй 52 ГрК РФ и приказом Минстроя России № 344/пр в действующей редакции, а общий журнал ведётся по приказу № 1026/пр.

Для заказчика оптимальная модель — контролировать исполнительную документацию одновременно с выполнением работ. Это позволяет обнаруживать расхождения до закрытия конструкций, поддерживать комплектность документов и готовить объект к последующим проверкам и завершению строительства без попыток восстановить историю работ задним числом.

ООО «СЕГМЕНТ-Т» оказывает услуги строительного контроля при реализации объектов нежилого сектора. В рамках согласованного объёма специалисты компании могут контролировать соответствие работ проектной документации и проверять исполнительную документацию, формируемую участниками строительства.

Если объект уже находится в строительстве, специалисты «СЕГМЕНТ-Т» могут подключиться к проекту и оценить текущую организацию строительного контроля и состояние документации в пределах согласованного задания.

подробнее о процедуре можно узнать на странице услуги «Строительный контроль» и записаться на консультацию.